無駄なやり取りを大幅削減!kintone(キントーン)で業務改善


サイボウズkintoneを上手く活用し、基幹業務の効率化を実現した札幌の中古車販売業T社様の事例となります。

T社概要

業種:中古車販売業

所在地:札幌

資本金:3,000千円

従業員数:5名

T社は輸送関連の中古車販売業です。輸送車両は、一般の乗用車と異なり、仕様が重視される、価格変動が大きい、売買のスピードが早い、などの特徴が挙げられます。

 

T社の課題

T社は営業担当者が外回りをして案件を発掘してくるというスタイルで、1名の事務員の他は全て営業担当者です。案件情報は営業担当者に入りますが、仕入れや販売の判断は、社長へLINEで問い合わせるという運用をしていました。

しかし、というか、当然、社長のグループLINEは案件で埋まってしまい、参考にしたい過去の情報はどんどんタイムラインの後ろへ追いやられてしまうという弊害も出ていました。

また、商談の際に必要となる車検証のコピーなどは全て事務所に保管されているため、必要な際は都度事務員に連絡し、写真をLINEで送ってもらう、といった運用になり、事務員の作業負荷も高まっている状態でした。

それらの課題を解決するために、基幹業務の重要情報となる車両物件情報と契約情報、顧客情報をkintoneで管理し、各担当者は出先からでもアクセスできるような対応を行いました。

 

kintoneって何?

kintone(キントーン)はサイボウズ社が提供するWEBデータベースアプリケーションです。専用のソフトウェアは必要なく、WEBブラウザだけあれば、利用企業がオリジナルのデータベースを構築して運用することが出来ます。ひと昔前のNotes(ノーツ)に似ている部分もあります。

プログラム言語のjavascriptを利用すれば、柔軟なカスタマイズも可能です。T社も標準機能だと実現できない要件があり、javascriptによるカスタマイズを行っています。

利用料金は、カスタマイズ可能なスタンダードコースで一人当たり月額1,500円(税抜・最小利用者5名)となります。サイボウズoffice同様、非常にコスパの高いサービスになっています。

競合するサービスとして、Salseforce.comや、後発のGoogle App Makerなどがあります。

 

T社の対応・導入効果

T社では、事業のコアになる、車両物件情報、売買契約情報、取引先情報を中心にkintoneでアプリを構築しました。アプリ数は大小合わせて10個程度です。

使い方の大まかな流れとしては、取引の引き金となる物件情報をまず登録し、それから取引先情報を含めた売買契約情報を作成する、という形になります。

ただ、実際の契約行為にはデータだけあっても成立せず、契約書類が必須となります(余談ですが、最近、クラウドサインやホームズといった、クラウド型契約サービスも出始めていますが、普及にはまだ時間が掛かると思われます)。

そこで、契約書は、kintone上に登録されているデータをエクセルに自動出力する仕組みを用いて作成するようにしました。納品・請求書類も同様です。

これにより、システムからエクセルにコピペして書類を作成する、という作業もなく、スピードと正確性を担保出来る仕組みとなりました。※kintoneには帳票出力プラグインもありますが、機能が限定されているため、要件に合いませんでした。

また、事務員への問い合わせ作業に関してですが、kintoneにはスマホアプリもあるので、車両物件の外観写真や、車検証情報など、売買の判断に必要な情報へ場所を問わずアクセス出来るようになり、連絡回数も激減しました。

さらに社内でのやり取りは別途サイボウズOfficeを契約し、メッセージ機能のスレッドを利用することで、商談ごとの内部的なやりとりもLINEを使わずに管理もできるように対応しました。

これらにより、T社の課題は根本的に解決され、商談(売買)のスピードアップ、営業件数の向上が実現されました。

 

まとめ・ポイント

情報システムの導入による業務改善のポイントは、必要な情報へのアクセス経路を増やす・情報は一元管理するということに尽きます。

大体の業務においてボトルネックになるのは、人と人とのやり取り(特に電話やメール)、データの加工作業(コピペやエクセル集計等)、承認プロセスといったところです。

それらのボトルネックを解消するためには、必要な情報は誰かに用意してもらうのではなく、自分で取りに行くというのが一つの重要ポイントとなります。ただし、取りに行きづらければ、結局だれかの手を煩わすことになるので、取りに行きやすくするというのも併せて重要になります。

T社では、kintoneとサイボウズOfficeを上手く利用してそこを改善することが出来ました。

 

その他

当事務所では、javascriptでのカスタマイズ前提で1アプリ100,000~円(税抜)からのkinotne環境構築を承っております。

「こういうことしたいんだけど出来る?」「こういう課題があるんだけど、解決できそうだろうか?」というピンポイントな質問から、「なんか仕組みが必要なんだけど、どこから手を付けていいか分からない」といった漠然としたお問い合わせでも大歓迎です。

デモンストレーションなども受け付けておりますので、お気軽にこちらからお問い合わせください。


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斎藤学
斎藤情報システムデザイン事務所代表。
中小企業診断士・ITストラテジスト。
「中小企業における情報システムのかかりつけ医でありたい」をモットーにITコンサルタントとして活動中。

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