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札幌の商社P社によるOffice365の導入事例を紹介いたします。
Office365とは？
Office365とは、マイクロソフト社が提供するクラウドサービスで、ネット上でメールやファイルストレージ（OneDrive）など様々なアプリケーションが利用できます。
最大の特徴は、Office365の利用者には、PCで使うOfficeソフト（ワード、エクセル、パワーポイント等）の最新版をインストールする権利が与えられる点です。
利用料金は2018年10月現在で、Office365 Business Premiumプランが月額換算で1名あたり1,360円（年間払い）となります。
インストール版のOfficeソフトが5～6万円程掛かり、数年で買い替えることを考えれば、Office365で常に最新版のOfficeを利用できて、さらにOneDriveなどのクラウドサービスも利用できることを考えると、コスト的にもメリットがあると言えます。
「月額幾ら、年額幾ら」のサービスをサブスクリプションモデルと言いますが、マイクロソフトはサブスクリプションモデルのOffice利用を推奨しています。
Office365導入の背景
P社では、従来のインストール型のOffice2010をボリュームライセンスという形で導入していました。費用としては全体で400万円以上掛かり、なおかつ新しいOfficeが出ると陳腐化していくというデメリットも内包していました。※つい先日、Office2019のリリースが発表されました。
最新のOfficeを導入することは、事業活動において必ずしも最優先事項ではないので、サポート切れなどのきっかけがなければ、あまり検討の遡上には乗らないことも多いのですが、P社では、Office365の存在を知ったことにより、「必ずしも最優先事項ではないが、労せずして陳腐化デメリットが解消される」ということに気づき、導入に踏み切りました。
費用面はボリュームライセンスのリース料よりも若干割高になったものの、陳腐化デメリットの解消を優先しました。
副次効果ですが、経理面ではリース資産を資産計上・減価償却をしなくてもよくなり、完全に費用化出来るという事務管理上のメリットも出ました。
さらに、クラウド型メール、オンラインストレージOneDrive For Businessや社内コミュニケーションツールの利用も視野にいれることで、P社では導入による総合的なメリットがあると考えました。
Office365によって得られた効果
P社では営業関連職が40名以上おり、日常業務で使うメールは、各自の席にあるPCで行っていましたが、当然外出先では送受信出来ず、そのため、個人のスマートフォンのメールアドレスを社用に使ったりなど、いわゆるシャドーITが横行しており、セキュリティ面でも課題がありました。
一方で、商談用の商品カタログなどは社用のiPad（wifiモデル）で持ち歩いているため、Office365の導入を機に、iPadにOffice365のOutlookアプリを導入することにしました。ネットワークへの接続環境は、別途wifiル―タを購入しました。
そうすることで、PCのメールと、iPadで完全にメールが同期することになり、外出時でも自席のPCでも全く同じ環境でメールの送受信が出来るようになりました。
同様にOneDrive For Businessも利用することで、社内PCで作成したOfficeファイル（エクセルやパワーポイントのファイル）も全く同じものをiPadから参照・編集することも可能になりました。
これらにより、場所を選ばず仕事が出来る環境が手に入り（サボりにくくなるというデメリット？もありますが）、いちいち帰社しなくても、出先で対応出来ることが増え、営業訪問件数の増加効果も出ました。
Yammerによる「ゆる情報共有」
Office365にはYammer（ヤマー）という社内SNS機能もあります。もともとYammer社が提供していたサービスですが、マイクロソフト社が買収し、Office365に取り込まれたという経緯があります。
Yammerは、Twitterによく似たインターフェースのSNSで、組織内のOffice365の利用者であれば、誰でも自由に使うことが出来ます。社内限定のクローズなSNSなので、社内の話題についてやり取りすることが出来ます。
このYammerの利用により、P社ではこれまで社員同士でやり取りしていた社内メールが激減し、情報のやり取りが促進しました。
メールと違い、堅苦しい挨拶文などの入力なしに、気軽に呟けることで、課題の共有などの業務上のコミュニケーションの他、社内イベント（懇親会）の段取りなど、ゆるい情報共有が促進されました。特に内勤者と外勤者、支店と本社など、普段あまり直接顔を合わせない人同士のオンラインコミュニケーションが増加し、逆に対面でのコミュニケーションも取りやすくなるという効果も生まれました。
課題・注意点
クラウドサービスには多くのメリットがありますが、一方で、サービス提供者の都合に左右されるという大きなデメリットもあります。
例えば、Office365では、マイクロソフトTeamsという新たなコミュニケーションサービスがリリースされたことにより、Yammerの位置づけが曖昧になり、もしかしたらOffice365から外される可能性もあり得ます。
クラウドサービス全般に言えますが、サービス提供者側の都合でこれまで利用していたサービスがある時点で利用できなくなるリスクがあります。今後、Teamsもどうなるか分かりません。慣れたツールからの引っ越しには、少なからず学習コストも発生してしまうことから、サービスの移り変わりが激しい場合は、クラウドサービスの導入には慎重になるべきでです。
※個人的に、特にその傾向が顕著なのがG社のサービスであると感じております。
まとめ・ポイント
Office365導入のメリットについて、ほんの一部を紹介しました。
- 常に最新版のOfficeソフトを利用できる
- シャドーITの排除
- PCやスマホ、タブレットなどから常に同じ情報にアクセス出来る（メール、ファイル）
- 社内SNSでコミュニケ―ションの活性化を図れる
他にも多くの機能・メリットがありますが、長くなりすぎるので割愛します。
また、Office365導入に際しては、計画策定も重要になります。「契約したらすぐ使える」という訳にはいきません。P社の場合、従来のメールサーバを引っ越し作業や、OneDriveやYammerの利用者教育に多くの時間を割きました。
導入の効果を見据えた計画策定、計画実行時には具体的にどういう作業が必要なのか（DNSの設定やメールサーバの切り替えスケジュール、利用者教育のカリキュラムなど）、そこまで踏み込んだサポートをしますので、お気軽にお問い合わせください。
中小企業診断士・ITストラテジスト。
「中小企業における情報システムのかかりつけ医でありたい」をモットーにITコンサルタントとして活動中。
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